01.04.2020

Jak prawidłowo stosować fakturowanie elektroniczne?

Izabela Ustymenko

Faktura elektroniczna zgodnie z ustawą o VAT jest dokumentem równorzędnym fakturze wystawionej w formie papierowej – oba rodzaje faktur są dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

 

Oznacza to, że zasadniczo przedsiębiorca wykorzystujący fakturowanie elektroniczne, jak i tradycyjne ma te same ustawowe obowiązki, w tym te dotyczące treści faktury (np. data wystawienia i sprzedaży, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, cena, kwota i stawka podatku) oraz terminu wystawienia faktury.

 

Faktura elektroniczna może mieć dowolny format elektroniczny, taki jak: PDF, XML, CSV, czy skan przesłany drogą poczty elektronicznej. Oznacza to, że wydrukowana faktura wystawiona w formacie elektronicznym i doręczona w formacie papierowym nie jest fakturą elektroniczną. Z drugiej strony, faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane elektronicznie, np. w formie wiadomości e-mail, są fakturami elektronicznymi, pod warunkiem że nie wprowadzono do obrotu wersji papierowej. Jeśli wraz z przesłaniem zdjęcia lub skanu faktury wysłano kontrahentowi wersję papierową faktury, nie będzie ona uznawana za fakturę elektroniczną (pomimo wysłanego skanu, który wtedy jest tylko obrazem papierowej faktury).

 

Przepisy nie określają także w jaki sposób należy fakturę dostarczyć odbiorcy. Odbiorca ma mieć jednak możliwość zapoznania się z treścią faktury elektronicznej, wyświetlenia jej oraz zapisania. Warunki te spełnia zarówno wysyłka faktury w formie widomości e-mail, jak i zamieszczenie w chmurze czy na platformie internetowej. Z perspektywy wystawcy warto jednak wybrać sposób, dzięki któremu będzie można łatwo udowodnić datę odbioru faktury.

 

Przy wyborze formatu elektronicznego należy pamiętać także o obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności każdej faktury. Dla spełnienia tych obowiązków ustawa umożliwia zastosowanie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) – nie są one jednak wymagane; wystawca może zastosować dowolne procedury biznesowe, o ile zapewnią one autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

 

Stosowanie formy faktury elektronicznej (tj. wystawianie i przesyłanie faktury elektronicznej) nie jest standardem, wobec czego zgodnie z przepisami wymaga zgody od każdego odbiorcy, któremu chcemy dostarczać faktury elektroniczne. Przepisy nie mówią, w jaki sposób tej zgody trzeba udzielić, więc dopuszcza się nawet domniemaną zgodę. Trzeba jednak pamiętać, że to w interesie wystawcy faktury jest udowodnienie, że uprzednia zgoda na elektroniczne fakturowanie rzeczywiście wystąpiła. Wobec tego rekomendujemy zamieszczanie odpowiednich postanowień dotyczących sposobu elektronicznego fakturowania w stosowanych regulaminach, ogólnych warunkach sprzedaży, czy umowach.

 

W przypadku niewyrażenia zgody na fakturowanie elektroniczne lub cofnięcia zgody przed odbiorcę faktury, wystawca ma obowiązek doręczyć ją w formie papierowej.

Kontakt

Konieczny, Wierzbicki
Kancelaria Radców Prawnych sp.p.
Kraków
Warszawa

ul. Piękna 15 lok. 34

+48 12 3957161

kancelaria@kwkr.pl

    Strona jest chroniona przez Google reCAPTCHA v3. Więcej informacji o Google reCAPTCHA znajduje się w polityce prywatności i warunkach świadczenia usług.

    Administratorem Twoich danych osobowych jest Konieczny, Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych Sp. p. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków.
    Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz kontaktowy i dalszej komunikacji (co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes) – przez czas nie dłuższy niż konieczny do udzielenia Ci odpowiedzi, a potem przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.
    Autoryzowany Doradca New Connect Invest in Poland british polish chamber of commerce Laureat Rankingu Kancelarii Prawniczych Rzeczpospolitej 2018 CATALYST Autoryzowany Doradca Irish polish chamber of commerce restrukturyzacja.pl