Ograniczenia wprowadzone rozporządzeniem Ministra Zdrowia w dniu 24 marca 2020 r. stawiają pod znakiem zapytania możliwość odbywania w zwykłym trybie posiedzeń organów spółek kapitałowych i ich wspólników lub akcjonariuszy w czasie trwania stanu epidemii COVID – 2019.
Rozporządzenie zezwala na odbycie zgromadzeń, które związane są z obowiązkami zawodowymi lub prowadzoną działalnością gospodarczą. O ile posiedzenie Zarządu lub Rady Nadzorczej można by uznać za związane z działalnością zawodową (zarządzanie spółką i sprawowanie nadzoru) lub prowadzoną działalnością gospodarczą (zapewnienie prawidłowego funkcjonowania i aktywności biznesowej spółki), to bycie wspólnikiem lub akcjonariuszem nie mieści się w tych pojęciach. Status wspólnika lub akcjonariusza nie stanowi działalności zawodowej, a wykonywanie prawa głosu nie może być uznane za prowadzenie działalności gospodarczej.
Oprócz wątpliwości prawnych, istotne jest także zapewnienie bezpieczeństwa uczestników posiedzeń lub konieczność przestrzegania kwarantanny. Przy tradycyjnym sposobie ich odbywania – wymagającym fizycznej obecności, może być to trudne lub niemożliwe.
Od kilku lat przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają odbywanie zgromadzeń wspólników, walnych zgromadzeń akcjonariuszy oraz posiedzeń rad nadzorczych za pomocą środków komunikacji elektronicznej umożliwiających transmisję obrad oraz komunikację w czasie rzeczywistym. Do tej pory, warunkiem skorzystania z tych rozwiązań było zamieszczenie odpowiednich postanowień w umowie lub statucie spółki.
Wejście w życie tzw. „tarczy antykryzysowej” doprowadziło do nowelizacji przepisów Kodeksu spółek handlowych poprzez wprowadzenie szeregu domyślnych zasad regulujących funkcjonowanie spółek kapitałowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Wprowadzone regulacje mają jednak zastosowanie wyłącznie do podmiotów, w których kwestie te nie zostały już odmiennie uregulowane w umowie spółki lub statucie – w takim wypadku pierwszeństwo mają postanowienia umowy spółki lub statutu. Jeśli umowa spółki lub statut nie regulują tych kwestii, zastosowanie znajdą znowelizowane przepisy Kodeksu spółek handlowych.
Nowa regulacja przewiduje między innymi możliwość odbywania posiedzeń Zarządu oraz Rad Nadzorczych, jak również Zgromadzeń Wspólników oraz Walnych Zgromadzeń przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Środki takie obejmują w szczególności wszystkie narzędzia, które umożliwiają dwustronną komunikację wszystkich użytkowników w czasie rzeczywistym. Szczegółowe zasady odbywania takich posiedzeń oraz zgromadzeń, w tym sposobu oddawania głosów przy podejmowaniu uchwał, powinny zostać uregulowane wewnętrznie w każdej spółce. W przypadku spółek akcyjnych, obowiązek sporządzenia regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spoczywa na Radzie Nadzorczej. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością posiadających Radę Nadzorczą sytuacja jest taka sama. Jeśli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma Rady Nadzorczej, obowiązek taki spoczywa na wspólnikach. Przyjęcie regulaminu przez wspólników może odbyć się w drodze uchwały podejmowanej bez konieczności odbywania zgromadzenia, o ile wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
