W związku z trwającym obecnie stanem epidemiologicznym dla pracodawców przewidziano dodatkowe rozwiązania mające na celu zapobieganie dalszemu rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19. Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.
Oznacza to zatem, że pracodawca w ramach działań profilaktycznych może jednostronnie zadecydować o oddelegowaniu pracownika do świadczenia pracy zdalnej. Warto dodać przy tym, że w rozumieniu ustawy pracą zdalną jest każda praca poza stałym miejscem jej wykonywania, a więc niekoniecznie w domu pracownika.
Wydając pracownikowi polecenie pracy zdalnej, pracodawca powinien powołać jako podstawę prawną art. 3 ww. ustawy, wskazując na profilaktykę związaną z epidemią COVID-19 oraz z góry ustalić okres, przez jaki praca ma być wykonywana zdalnie – np. na okres 2 tygodni – jako przyjęty okres inkubacji wirusa. Brak jest także przeciwskazań dla skrócenia wyznaczonego okresu albo oddelegowania pracownika do pracy w trybie zdalnym na dalsze, oznaczone okresy.
Ustawa nie precyzuje natomiast w jakiej formie powinno zostać wydane polecenie pracy zdalnej. Zasadniczo więc pracodawca może wydać pracownikowi polecenie pracy zdalnej w dowolnej formie, także ustnie. Niemniej jednak, celem udokumentowania wydanego polecenia, zaleca się potwierdzenie tej okoliczności pismem skierowanym do pracownika bądź wiadomością na służbowy e-mail pracownika.
Brak zastosowania się przez pracownika do polecenia służbowego w przedmiocie pracy zdalnej zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu Pracy stanowi naruszenie jego pracowniczych obowiązków i jako takie może stanowić podstawę odpowiedzialności porządkowej pracownika. Praca zdalna nie jest telepracą w rozumieniu Kodeksu pracy, a zatem nie obowiązują w odniesieniu do niej kodeksowe regulacje przewidziane dla telepracy i brak jest konieczności uzyskania zgody pracownika na świadczenie pracy zdalnej.
Praca w trybie zdalnym nie jest też instytucją uregulowaną na gruncie prawa polskiego, w związku z czym przy jej zastosowaniu należy kierować się ogólnymi zasadami, a przepisy odnoszące się do telepracy należy stosować wyłącznie posiłkowo. Pracodawca, wydając polecenie pracy zdalnej, powinien mieć na uwadze podstawowe kwestie takie jak techniczne możliwości wykonywania pracy zdalnej (np. czy pracownik dysponuje niezbędnym sprzętem i narzędziami). Zaleca się także ogólnie pouczyć pracownika o konieczności przestrzegania zasad BHP, czy o obowiązku pozostawania do dyspozycji pracodawcy.
