Faktura elektroniczna zgodnie z ustawą o VAT jest dokumentem równorzędnym fakturze wystawionej w formie papierowej – oba rodzaje faktur są dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
Oznacza to, że zasadniczo przedsiębiorca wykorzystujący fakturowanie elektroniczne, jak i tradycyjne ma te same ustawowe obowiązki, w tym te dotyczące treści faktury (np. data wystawienia i sprzedaży, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, cena, kwota i stawka podatku) oraz terminu wystawienia faktury.
Faktura elektroniczna może mieć dowolny format elektroniczny, taki jak: PDF, XML, CSV, czy skan przesłany drogą poczty elektronicznej. Oznacza to, że wydrukowana faktura wystawiona w formacie elektronicznym i doręczona w formacie papierowym nie jest fakturą elektroniczną. Z drugiej strony, faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane elektronicznie, np. w formie wiadomości e-mail, są fakturami elektronicznymi, pod warunkiem że nie wprowadzono do obrotu wersji papierowej. Jeśli wraz z przesłaniem zdjęcia lub skanu faktury wysłano kontrahentowi wersję papierową faktury, nie będzie ona uznawana za fakturę elektroniczną (pomimo wysłanego skanu, który wtedy jest tylko obrazem papierowej faktury).
Przepisy nie określają także w jaki sposób należy fakturę dostarczyć odbiorcy. Odbiorca ma mieć jednak możliwość zapoznania się z treścią faktury elektronicznej, wyświetlenia jej oraz zapisania. Warunki te spełnia zarówno wysyłka faktury w formie widomości e-mail, jak i zamieszczenie w chmurze czy na platformie internetowej. Z perspektywy wystawcy warto jednak wybrać sposób, dzięki któremu będzie można łatwo udowodnić datę odbioru faktury.
Przy wyborze formatu elektronicznego należy pamiętać także o obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności każdej faktury. Dla spełnienia tych obowiązków ustawa umożliwia zastosowanie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) – nie są one jednak wymagane; wystawca może zastosować dowolne procedury biznesowe, o ile zapewnią one autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Stosowanie formy faktury elektronicznej (tj. wystawianie i przesyłanie faktury elektronicznej) nie jest standardem, wobec czego zgodnie z przepisami wymaga zgody od każdego odbiorcy, któremu chcemy dostarczać faktury elektroniczne. Przepisy nie mówią, w jaki sposób tej zgody trzeba udzielić, więc dopuszcza się nawet domniemaną zgodę. Trzeba jednak pamiętać, że to w interesie wystawcy faktury jest udowodnienie, że uprzednia zgoda na elektroniczne fakturowanie rzeczywiście wystąpiła. Wobec tego rekomendujemy zamieszczanie odpowiednich postanowień dotyczących sposobu elektronicznego fakturowania w stosowanych regulaminach, ogólnych warunkach sprzedaży, czy umowach.
W przypadku niewyrażenia zgody na fakturowanie elektroniczne lub cofnięcia zgody przed odbiorcę faktury, wystawca ma obowiązek doręczyć ją w formie papierowej.
